Formation - Manager par les processus avec une approche systémique

Quelques éléments introductifs à la démarche processus 

• Appréhender les différences entre processus - procédures et chaine de valeur,
• Comprendre les différentes typologies des processus,
• Percevoir les apports entre approche transversale versus approche fonctionnelle, dans un écosystème,
• Partager la notion de valeur ajoutée, de circularité et de sobriété,
• Mettre en perspective les notions de processus étendus et d’entreprise étendue,
• Faire la différence entre piloter des et manager par les processus,
• Se projeter dans la systémique et la notion de système,
• Démontrer qu’un processus répond aux différents concepts d’un système.

Pourquoi l’approche processus est une réponse au contexte actuel

• Dans quel contexte se meuvent, de nos jours, les organisations,
• Quelles en sont les conséquences,
• Que propose France Processus à travers son Modèle,
• Qu’elle est notre proposition de valeur.

L’alignement entre la stratégie et les processus, en prenant en compte les promesses faites aux parties prenantes

• Intégrer le contexte interne et externe de l’organisation,
• Représenter les orientations stratégiques,
• Confirmer les typologies des segments de clients ou bénéficiaires,
• Valider les offres produits/services avec leur tarification,
• Positionner les chaînes de valeur et les domaines de création de valeur,
• Qualifier les promesses de chacune des chaines de valeur,
• Identifier des domaines de création de valeur ajoutée dans l’écosystème de l’organisation,
• Positionner les processus de pilotage et de support,
• Identifier les processus les plus contributeurs.

Mettre en œuvre un management par les processus (les 7 étapes) 

• Faire comprendre les ingrédients à réunir pour réussir une démarche de management par les processus :
  • Une direction générale engagée,
  • Une méthode,
  • Une gouvernance ajustée,
•  Développer les actions à conduire : les 7 étapes d’une démarche de management par les processus :
  • Lister les processus,
  • Affecter les processus en responsabilité,
  • Décrire les processus,
  • Engager une démarche participative,
  • Définir les indicateurs de performance pertinents,
  • Analyser périodiquement les processus,
  • Développer et mettre en œuvre les plans d’action,
• Préciser les rôles, responsabilités, profils des différents intervenants concernés (sponsor, pilote, gestionnaire de processus, experts métiers ou technologique, …).
• Indiquer les instances à mettre en place tant pour réguler, améliorer les processus que pour les transformer,
• Montrer comment le référentiel des processus doit être partagé par toutes les fonctions de l’entreprise,
• Montrer comment assurer une pérennisation du dispositif mis en place,

Gouvernance, management et gestion des hommes d’un management par les processus 

• Montrer que le management nécessite le développement d’une culture dont les mots clés sont :  transversalité, orientation client et mesure,
• Montrer que le management par les processus répond aux points suivants : coordination du travail – coopération entre les acteurs – motivation des acteurs,
• Découvrir comment développer ces 3 leviers au sein d’une organisation,
• Identifier les comportements et compétences managériales en cohérence.

Tirer le meilleur parti des nouvelles technologies et des progiciels

• Evaluer les impacts potentiels d’une transformation digitale,
• Envisager l’application des technologies digitales aux processus,
• Prendre conscience des apports et des impacts des technologies de type BPMS,
• Intégrer la connaissance des données, l’architecture des bases et l’utilisation des données,
• Mettre en œuvre des solutions de type Process Mining, de RPA : Robotic Process Architecture, de Block Chain ou d’IOT (internet des objets),
• Mesurer l’apport de l’Intelligence Artificielle pour les processus,
• Mesurer l’écart entre les processus de l’organisme et ceux induits par les ERP,
• Justifier la valeur ajoutée de la personnalisation des processus de l’ERP.

Synthèse : différents scénarios pour agir, les points essentiels à retenir

Intégrer les concepts du management par les processus

• Appréhender les différents objets- clés :  processus/chaines de valeur, procédure, procédé, transversalité,
• Percevoir les différences entre approche transversale versus approche fonctionnelle.
• Partager la notion de valeur ajoutée.
• Mettre en perspective les notions de processus étendus et d’entreprise étendue.
• Intégrer la vision du processus de bout en bout, rôle du client.
• Comprendre les différentes typologies des processus : typologie de l’AFNOR et de l’ISO.
• Domaines de processus, processus client/support, processus élémentaire, activités, tâches.
• Faire la différence entre pilotage des et management par les processus.
• Projeter les éléments de mesure : finalité, notion de qualité/coûts/délais. Efficacité et efficience.
• Se projeter dans la systémique et la notion de système.
• Démontrer qu’un processus répond aux différents concepts d’un système.

Eclairer la stratégie de l’organisation et les choix d’investissement (les 7 étapes)

• Appréhender les problématiques auxquelles sont confrontées les organisations dans un écosystème.
• Argumenter pourquoi l’approche processus est une réponse adaptée.
• Comprendre le modèle France Processus.
• Intégrer le contexte interne et externe de l’organisation.
• Représenter les orientations stratégiques.
• Confirmer les typologies des segments de clients ou bénéficiaires.
• Valider les offres produits/services avec leur tarification.
• Positionner les chaînes de valeur et les domaines de création de valeur.
• Qualifier les promesses de chacune des chaines de valeur.
• Identifier des domaines de création de valeur ajoutée dans l’écosystème de l’organisation.
• Positionner les processus de pilotage et de support.
• Identifier les processus les plus contributeurs.
• Les avantages d’un management par les processus.

Mettre en œuvre un management par les processus (les 7 étapes)?

• Mesurer la différence entre une « démarche de pilotage des processus » et une « démarche de management par les processus ».
• Préciser pour chacune d’elles les ingrédients à réunir pour réussir et les actions à conduire « approche méthodologique » pour être en situation :
  • Les éléments clés pour réussir sa démarche de management par les processus ;
  • Les 7 étapes d’une démarche de management par les processus :
    • Lister les processus,
    • Affecter les processus en responsabilité et rôle d’un pilote de processus,
    • Décrire les processus en appliquant éventuellement des représentations/notations de type BPMN (D’une manière assez globale),
    • Engager une démarche participative,
    • Définir les indicateurs de performance pertinents (de manière assez globale),
    • Analyser périodiquement les processus,
    • Développer et mettre en œuvre les plans d’action.
• Préciser les rôles, responsabilités, profils des différents intervenants concernés.
• Prendre connaissance des instances tant pour réguler, améliorer les processus que pour les transformer.
• Connaître les démarches et outils (Lean6Sigma, Design Thinking, ...) pour conduire ces actions.
• Montrer comment assurer une pérennisation du dispositif mis en place.

Comprendre les apports des outils de modélisation par la pratique

• Expliciter ce qu’est la modélisation de processus, ce à quoi cela sert et ce que cela apporte.
• Présenter la notion de carte d’identité/carte de santé et détailler les attributs d’un processus.
• Présenter les différents diagrammes, règles de modélisation, les normes et les usages.
• Savoir lire les divers types de cartes de processus pour comprendre les représentations.
• Apprendre les techniques de modélisation et s’exercer à la description de processus, être sensibilisé aux différents niveaux de maille et aux différentes vues possibles, connaître les points d’attention et les réponses usuelles.
• Être sensibilisé aux techniques avancées de modélisation et les usages spécifiques : simulation, workflow, orchestration de processus…

Adapter la gouvernance et les modes de management

• Assimiler le modèle France Processus comme outil utile pour le management.
• Comprendre le mode de gouvernance actuelle.
• Intégrer le changement de culture induit par le management par les processus.
• Identifier l’appétence du management sur la notion de transversalité.
• Définir une trajectoire dans l’évolution du mode de gouvernance.
• Faire évoluer les modes de fonctionnement de l’organisation.
• Mettre en place les instances et la gouvernance pour assurer le management par les processus : La revue de processus stratégique et opérationnelle.
• Clarifier le rôle de chacun des contributeurs (sponsor, pilote, gestionnaire de processus, experts métiers ou technologique, …) et mettre en œuvre une approche de type RACI.

Change management, développer la culture client et l’approche coopérative, le mode projet

• Identifier les complémentarités entre un management par les processus et les modes projets.
• Mettre en exergue les notions d’autonomie, de coopération à développer pour faire évoluer les acteurs de l’organisation.
• Construire un plan de transformation en regard de l’analyse des écarts entre la situation actuelle et celle en cible.
• Prendre conscience de la nature du changement à opérer.
• Identifier les actions de communication et de formation à engager.
• Planifier les projets et créer un portfolio managérial.
• Mesurer régulièrement les résultats obtenus.
• Mettre en place les voies et moyens pour conduire la transformation des modes de management.
• Définir les actions pour pérenniser le management par les processus.

Définir les indicateurs de performance, évaluer et mesurer les impacts en intégrant des standards

• S'approprier la notion de performance dans toutes ses dimensions (notion de performance plurielle).
• Savoir formaliser des objectifs stratégiques, des tableaux de bord, des KPI's.
• Choisir les processus clés (importance stratégique, performance).
• Découvrir la notion de potentiel d'amélioration de performance.
• Appliquer des outils en support au management par les processus de type BSC, par percée, Hoshin Kanri, ……
• Comprendre les mesures et les attributs clés des indicateurs de performance,

Tirer le meilleur parti des nouvelles technologies et des progiciels

• Evaluer les impacts potentiels d’une transformation digitale.
• Envisager l’application des technologies digitales aux processus.
• Prendre conscience des apports et des impacts des technologies de type BPMS.
• Intégrer la connaissance des données, l’architecture des bases et l’utilisation des données.
• Mettre en œuvre des solutions de type Process Mining, de RPA : Robotic Process Architecture, de Block Chain ou d’IOT (internet des objets).
• Mesurer l’apport de l’Intelligence Artificielle pour les processus.
• Mesurer l’écart entre les Processus de l’organisme et ceux induits par les ERP.
• Justifier la valeur ajoutée de la personnalisation des processus de l’ERP