Responsable services généraux
un manager multi-compétences

Impacts de l’économie et de l’environnement sur la mutation des services généraux

• Considérer les nouvelles mutations de la fonction
• Intégrer la nécessité de s’adapter à son entreprise pour contribuer à la stratégie
• Appréhender les enjeux de réductin et d’optimisation des coûts

Comprendre l’interaction entre la mission des services généraux et le climat social

• Cerner la problématique des services généraux liée à la caractéristique de leurs missions
• Comprendre le rôle d’interface
• Identifier les moyens gérés
• Conjuguer la satisfaction des clients internes avec le politique de l’entreprise
• Conduire les objectifs de l’équipe en tenant compte du facteur humain
• Les conséquences du climat social sur la santé
• Repérer les facteurs de risques psychosociaux
• Les nouveaux aménagements bénéfiques
• Sensibiliser son équipe à la relation clients internes

Communiquer et valoriser le travail de son équipe

• Exporter la communication vers les autres services de l’entreprise
• Communiquer la mission et les actions des services généraux
• Conduire le changement tout en obtenant l’adhésion des clients internes : les outils de communication à utiliser ou à créer

Utiliser les outils de management pour piloter les services généraux

• Les moyens et les techniques fiables pour optimiser l’action des services généraux
• Les tableaux de bord opérationnels comme outils d’aide à la décision
• Le planning de Gantt comme un outil de pilote de projet
• Exercices de mise en application : Gantt

Rôle du manager des services généraux

•     Réussir le pilotage des services généraux
•     Comprendre le comportement des individus dans les groupes/équipes
•     Motiver ses collaborateurs et ses partenaires
•     Gérer son temps pour évoluer

Appréhender les différents styles de management

•     La définition du management selon les différents courants théoriques
•     Les styles de management
•     Exercices d’application : pyramide des besoins, identifier son style de management

Diriger son équipe en intégrant les nouvelles disciplines du management

•     Intégrer la démarche de RSE à son management
•     Connaître les outils appropriés au concept RSE pour les services généraux et pour l’entreprise
•     La lutte contre les discriminations
•     Le rôle du manager face aux risques psychosociaux

Conduire les entretiens individuels annuels

•     Connaître et utiliser les outils d’évaluation et les outils d’entretien professionnel
•     Jeux de rôle

Le marché et le fonctionnement de l’immobilier

• Comprendre l’industrie immobilière ses acteurs et son marché
• Comprendre le marché locatif
• Exercice d’application : Analyse d’une étude de marché locatif
• Connaître les obligations du bail commercial, apprendre à le négocier
• Exercice d’application : Négocier un bail
• Appréhender les différents types d’assurances et le recours des services généraux

Déménagements et transferts :

• Préambule : Différencier le déménagement et le transfert 
• Définir les étapes d’un déménagement conforme aux attentes de l’entreprise et adéquates à la législation 

1. Convoquer et consulter le CHSCT
2. Organiser une information claire et l’interface avec les services de RH
3. Travailler avec les responsables sécurité au plan de prévention des risques
4. Identifier les impératifs d’évacuation incendie et tenir à jour les guide de sécurité
5. Sécuriser les sites, les biens de l’entreprise et des salariés

• Gérer le projet de déménagement :

1. Les principaux ratios d’activité
2. Le planning de Gantt comme un outil de pilote de projet
3. Exercice de mise en application : Gantt
4. Construire le schéma du projet  - marche en avant
5. Définir et identifier les besoins intrinsèques de chaque service

• Communiquer autour du projet pour obtenir l’adhésion de tous

1. Communication amont
2. Communication à l’arrivée

La maintenance des bâtiments

• Classement des Bâtiments suivant la Règlementation Incendie
• Les Type d'Immeubles et leur Exploitation : ERP, Code du Travail…
• Les catégories d'ERP - (R 123-19 du code de la construction et de l’habitation)
• Les immeubles de grande hauteur (IGH)
• Les Établissements Recevant des Travailleurs - (ERT) (Code du travail)

• Mettre en place le DUEM
• Recenser tous les documents relatifs à votre patrimoine
• Intégrer les problématiques environnementales à votre réflexion
• Constituer votre référentiel d'état des équipements et des ouvrages
• Définir les principaux indicateurs d'évaluation de vos bâtiments
• Quels types d'interventions effectuer sur chacun des éléments de votre patrimoine
• Identifier les installations à maintenir et la maintenance nécessaire
• Définir une échéance de dysfonctionnement de vos installations et déterminer leur date prévisible de remplacement

• Évolution des contrats de maintenance
• Contrats de maintenance
  • Environnement tertiaire
    • Les contrats les plus utilisés (Actes juridiques)
    • Les décrets pouvant être intégrés aux contrats de maintenance
  • Indexation des contrats

• Structure d’un contrat de maintenance
  • Recensement des biens
  • Constituer un DTE – Dossier Technique Équipement
  • Cout du cycle de vie
  • Gros entretien renouvellement
  • Exemples possibles

• Mise en place d’un contrat de maintenance
  • Les adéquations contrat / site
  • Les niveaux de services exigibles : pénalités ou pas, si oui dans quelles conditions
  • Pilotage de l’activité maintenance

• Prendre en compte les évolutions techniques et économiques pour faire évoluer votre programme de maintenance

Identifier les différentes sources de droit entourant la mission des Services Généraux

Savoir orienter sa recherche et mettre à jour ses bases de données :

Identifier les sources de droits fiables et performantes

Savoir à qui s’adresser pour obtenir les bonnes informations

Mettre en œuvre une délégation de pouvoir ou de responsabilité :

• Définition et champs d’application de la délégation de pouvoir
• Les responsabilités civiles et pénales : qui et comment

Communiquer avec les IRP

• Connaître les différentes IRP et leurs missions respectives
• Savoir ce qu’est un délit d’entrave et comment intervient-il
• Les obligations légales d’information

Le Code du Travail au cœur des Services Généraux

Connaître les règles entourant l’hygiène et la santé au travail

Identifier les responsabilités liées au personnel des entreprises extérieures

Connaître et négocier les règles des contrats commerciaux :

• Exercice d’application : Déceler les pièges d’un contrat commercial

Identifier les besoins

• Cerner le besoin de l’utilisateur et rassembler tous les éléments pour définir l’achat
• Comprendre les freins à la compréhension de deux interlocuteurs
• Répondre au juste besoin par le juste coût

Connaitre l’état du marché des fournisseurs :

• Identifier les meilleures pistes, salons et revues pour trouver les fournisseurs performants
• Réaliser une étude de marché
• Utiliser des méthodes de choix objectives

Rédiger un cahier des charges fonctionnel :

• Décrire étape par étape le besoin
• Intégrer les critères de choix indispensables
• Hiérarchiser les critères de sélection
• Savoir intégrer de possibles garanties ou pénalités
• Exercice : Critique d’un cahier des charges

Concevoir des outils performants pour gérer ses achats :

• Comprendre le processus économique d’une offre commerciale
• Calculer un coût global d’acquisition
• Réaliser de bordereaux de prix
• Savoir négocier pour optimiser ses achats
• Exercice : Création d’un Bordereau de prix unitaire et création de critères de choix

Acquérir les pré-requis des connaissances du fonctionnement des entreprises et du contrôle de gestion

Interactions Services Généraux-Finances-Comptabilité-

Construire un budget

• Méthodes Top Down/Bottom Up
• Méthode budget historique
• Méthode budget base zéro
• Méthode des coûts complets (Activity Based Costing)
• Méthode ABC
• Présentation

Faire vivre le budget

• Suivi et analyse des écarts
• Comparaison et indicateurs

Création de tableaux de bords pour les services généraux

• Cerner le rôle et les finalités du tableau de bord
• Définir les objectifs et identifier les indicateurs
• Concevoir les tableaux de bord des services généraux
• Communiquer avec les tableaux de bord

Exercices pratiques – Créer un budget – Créer un tableau de bord

Qualité de vie au travail

• Concept
• Réglementation et normes
• Accessibilité
• Confort
• Bien être

Aménagements

• Du classique à la flexibilité
• Flex office
• Nomasdime
• Télétravail
• Co-working
• Robots

Innovations

• Techniques
• Servicielles
• Digitales et objets connectés

Exercices de mise en application : Charte d’aménagement

Cas pratique : L’environnement de travail de l’AFNOR

Présentation du service de l’environnement de travail de l’AFNOR

• Enjeux – Problématiques – Solutions d’organisation –
• Visions technique, service, gestion
• Projets

Visite technique site

Après-midi consacrée à un exercice pratique mettant en pratique